De uitdagingen van gedeelde werkplekken en hoe deze op te lossen

Gedeelde werkplekken zijn hot! Werknemers kunnen makkelijk samenwerken, zitten waar ze willen en de team spirit krijgt een boost. Daarnaast zorgen de gedeelde werkplekken ervoor dat er efficiënt gebruik wordt gemaakt van de beschikbare ruimte. Werknemers blij, jij blij… toch? Gedeelde werkplekken klinken ideaal. Toch zijn er uitdagingen om te tackelen waarmee het succes van de gedeelde werkplek valt of staat. Maar geen zorgen, we’ve got you covered.

Is jouw kantoor net een dierentuin?

De gedeelde werkplek is een ideale oplossing voor zowel werkgevers als werknemers. Het probleem is echter dat de werkplek een chaos kan worden wanneer het kantoor niet goed is ingericht. De kantoortuin heeft dan meer weg van een dierentuin. Luide telefoongesprekken, rondzwevende bezittingen en broedplaatsen van bacteriën zorgen ervoor dat het een beestenboel wordt op de werkvloer. We geven je hier de juiste oplossingen zodat de gedeelde werkplek de ideale inrichting wordt voor jouw kantoor.

Oplossing 1: Een goede akoestiek

Een gedeelde werkplek is ideaal om samen te werken, te overleggen en elkaar te inspireren. Maar het is wel lastig voor die ene medewerker die zich wil concentreren terwijl collega’s net in een brainstorm sessie zitten of hun relatieproblemen hardop met elkaar bespreken. Is dit een reden om niet voor gedeelde werkplekken te kiezen? Zeker niet!

De oplossing is rekening houden met de akoestiek. Een goede akoestiek helpt om het geluidsniveau te verlagen, echo’s te minimaliseren en een comfortabelere werkomgeving te creëren. Slimme akoestische oplossingen zijn onder andere geluiddempende wandpanelen en vloeroplossingen, akoestisch meubilair en noise-cancelling koptelefoons voor alle medewerkers.

Oplossing 2: Bescherming van privacy

“Bel me zo terug, dan loop ik even naar buiten.” Privacy kan soms ver te zoeken zijn in de kantoortuin. De ruimtes zijn open. Iedereen kan meeluisteren terwijl anderen privégesprekken voeren of over vertrouwelijke onderwerpen praten. Daarom is het belangrijk dat de gedeelde werkplek ruimtes biedt waar de privacy wordt beschermd en waar werknemers zich alleen of gezamenlijk kunnen terugtrekken.

Creëer speciale vergaderruimtes, telefoonhokken en stilteruimtes. Hier kunnen mensen overleggen, brainstormen of juist even alleen zijn. Plaats panelen en schermen tussen de bureaus voor meer afzondering. Iedereen voelt zich prettiger wanneer de privacy wordt beschermd. Maar ook het bedrijf heeft hier baat bij, omdat vertrouwelijke bedrijfsinformatie kan worden besproken zonder dat de hele werkvloer meeluistert.

Oplossing 3: Samenwerken stimuleren

Hoe kun je verwachten dat de slimste koppen met hun beste ideeën komen wanneer het een chaos is op kantoor? De beste plannen ontstaan wanneer collega’s samenkomen. Maar dan moeten ze zich wel gestimuleerd voelen. De oplossing is het bieden van speciale ruimtes waarin kan worden samengewerkt.

Zorg voor formele vergaderruimtes die kunnen worden geboekt en aangewezen bureaus waar kan worden samengewerkt. Klaar? Ho, je bent er nog niet. Vergeet niet om ook te zorgen voor voldoende informele plekken waar medewerkers elkaar kunnen ontmoeten. Juist in de lobby of in de kantine kunnen soms de beste ideeën ontstaan.

Oplossing 4: Een schone werkplek

Het schoonhouden van de gedeelde werkplek kan een uitdaging zijn omdat werknemers zich vaak verplaatsen en bureaus een hoge bezettingsgraad hebben. Als je niet oplet wordt het kantoor een plek waar bacteriën feestvieren. Zorg er daarom voor dat de gedeelde werkplek voldoende schoongemaakt wordt. Zorg voor frequente reiniging door middel van schoonmaakroosters en protocollen.

Daarnaast zijn ook medewerkers zelf verantwoordelijk voor een goede hygiëne. Stel richtlijnen en instructies voor hen op. Iedereen weet hoe je een koffiekopje afwast, of niet?! Zorg dat er genoeg desinfecterende middelen zijn die de medewerkers kunnen gebruiken wanneer ze hun bureau aan het eind van de werkdag verlaten, zoals handalcohol of doekjes.

Oplossing 5: Eerlijk delen

Steeds meer bedrijven kiezen voor flexplekken. In plaats van dat medewerkers vaste bureaus hebben, kunnen zij elke ochtend kiezen waar ze gaan zitten. Het voordeel is dat er veel beter gebruik wordt gemaakt van de beschikbare ruimte. Die collega die op vakantie is laat geen leeg bureau achter. Het nadeel is dat het soms rennen wordt om in de ochtend het beste bureau te bemachtigen. Of dat medewerkers als aasgieren rondom de phone booth cirkelen. De oplossing is om de plekken te coördineren. Door middel van een online reservatiesysteem kunnen de mensen werkplekken van te voren boeken. Zo hoeft niemand een sprint te trekken om de vergaderruimte te claimen. Daarnaast is het belangrijk om lockers te bieden waarin de spullen aan het eind van de werkdag kunnen worden gestald.